경희대학교 동서신의학병원(원장 유명철)은 최근 전자결재시스템을 도입하고 4월부터 운영에 들어갔다.

전자결재시스템은 결재업무를 위한 “전자결재”와 문서보관하는 “문서대장”으로 크게 구분되며 문서보관은 보관함 생성으로 부서에서 발생된 모든 문서를 담당자가 부재중에도 볼 수 있도록 구성되어 있다. 이에 신입직원 입사 또는 순환보직 근무를 할 경우 기존 작성된 문서의 조회를 통해 업무의 이해와 적응력을 강화 할 수 있다.

전자결재 시스템 사용 후 큰 장점은 결재문서(보고서, 기안지 등)와 대내문서(업무연락) 수신 및 접수업무의 시간단축과 비용절감 이다. 시스템 도입 전엔 업무연락을 작성해 결재 후 부서배포를 위해 문서인쇄 및 수발에 기여하던 시간과 비용이 시스템 오픈 이후에는 업무연락 작성→결재→수신처 배포가 순서대로 자동으로 진행된다.

아울러 기존에 문서관리를 위해 문서 대장관리의 업무가 문서결재와 동시에 문서번호와 문서대장이 자동생성 되기 때문에 문서관리를 위한 별도의 업무가 줄어들게 됐다.

이외에도 문서의 결재상신과 더불어 일자와 시간정보가 문서에 기록되어 있어서 결재에 지연되는 시간과 결재현황을 한눈에 파악할 수 있게 됐다.

또한 결재의 부재시 부재설정으로 대결자 지정과 결재가 지체되지 않도록 함으로써 결재자의 부재로 인한 기안문서의 결재시간 지연을 최소화 할 수 있다.

전자결재 오픈 이후 시스템 정착운영을 위해 사용자가 증가함에 따라 다양한 요구사항을 접수 및 보완해 사용자의 불편함을 최소화하고 전자결재 시스템의 성공적인 운영과 정착을 위해 2차 개발 전자문서의 양식개발을 해당부서와 검토 중에 있다.

전략SG 김익화 본부장은 “시스템 구축이 기존업무를 사라지게 하는 것은 아니라 시스템을 통해 행정프로세스 정비, 업무개선, 시간단축, 그리고 비용낭비를 최소화함으로써 효율적인 조직운영과 생산성 증대가 바로 기대효과”라고 말했다.

앞으로 경영진의 실시간 결재를 위해 유비쿼터스 개념으로 외부출장 중에도 언제 어디서나 컴퓨터만 있으면 전자결재가 가능해 질 것으로 보인다.