전사적 자원관리

전사적 자원관리(Enterprise Resource Planning)는 기업 경영에서 여러 단위의 시스템을 통합하여 자원의 활용을 최대한 높이는 유기적인 시스템으로 전 부문의 경영 자원을 하나의 통합시스템으로 재구축함으로써 생산성을 극대화하려는 기법이다.

전사적 자원관리는 국내 일부 대형병원을 중심으로 도입 추세에 있는 가운데 서울아산병원이 2003년 3월부터 12월까지 구축과정을 거쳐 2004년 1월부터 실제 업무에 전격 적용함으로써 국내 병원 경영 시스템에서 새 장을 열었다는 평가를 얻고 있다.

전사적 자원관리는 전산의 다양한 신기술을 이용하여 정보를 공유를 실현하고 △구매 △시설 △관재 △자재 △중앙공급 등의 물류체계를 종합적으로 동시에 관리가 가능하게 하며 회계 관련 정보를 실시간으로 산출하여 원가에 적용할 수 있다.

특히 전사적 자원관리는 영업, 생산, 회계 등 업무 기능보다는 업무 프로세스를 기준으로 업무를 정의하여 적용하는 것이 가장 큰 특징이다.

즉 전사적 자원관리는 비즈니스 프로세스를 재구축하는 것으로 이는 업무를 개선하고 경영 성과를 획기적으로 향상시키는 과정이다.

병원 경영에서의 전사적 자원관리 시스템은 주로 물류관리를 중심으로 재무관리, 인사관리 등의 프로세스 개선에 주로 적용하여 실효를 거두고 있다.
ERP는 병원의 물류, 특히 자재 관리에서 효율성이 가장 높다.

서울아산병원은 사용부서, 구매부서, 자재관리부서가 정보를 공유하여 청구에서 발주까지 소요되는 리드타임을 단축하고 코드 표준화로 물류업무를 획기적으로 개선했다.

또한 구매 및 재고관리에서 프로세스를 개선해 △단일 시스템에서 모든 업무 수행 △수작업에서 시스템을 통한 청구로 전환하여 업무 시간 절약 △시스템 단일화로 중복업무 배제와 모든 재고에 대한 실시간 파악 등이 가능해졌다.

이외에도 서울아산병원은 ERP 시스템을 운영한 결과 재무관리에서 업무시간 단축을 물론 데이터의 효율적 관리 및 정확성 제고, 보안성 확보 등을 통해 인건비 및 재료비, 세무, 연간사업편성, 투자예산관리 등 업무에서 가시적인 개선 효과를 거뒀다.

또한 인사관리에서는 통계관리가 수월해졌으며 업무시간 단축, 근무현황 관리, 업무간소화, 원가자료 취합 용이 등을 통해 인사 관련 업무가 뚜렷이 개선됐으며 교육의 경우 수강신청, 교육평가, 설문작성 업무 등에서 개선을 가져와 교육 효과를 향상시키는 결과를 가져왔다.

국내 병원 가운데 ERP를 선도하고 있는 서울아산병원은 우리나라 최대 규모의 병원에 걸맞는 경영을 위한 소프트 웨어 향상 방안의 하나로 ERP를 추진하게 됐다.

서울아산병원은 ERP를 추진하면서 2003년 4월부터 12월까지의 개발단계, 2004년 안정화 단계, 2005년 가속화단계 등 3단계로 나눠 추진함으로써 시스템의 안정적인 정착을 모색한다.

분석 및 설계, 구축 단계인 초기 개발단계를 거쳐 안정화 단계인 지난해에는 ERP 프로세스 검증, 코드 시스템 보완, 사용자 요구사항 반영 등을 실현했다.

가속화단계인 올해에는 경영정보 데이터웨어 구축, 통계분석 프로그램과 OCS 인터 페이스 마련 등을 이뤄 전략정보시스템으로 정착시킨다는 방침이다.

서울아산병원이 ERP를 성공적으로 구축하고 운용하기까지는 병원 경영진의 시스템 구축에 대한 강력한 의지가 가장 결정적으로 작용했다. 경영층의 전폭적인 지원이 없었다면 불가능했다는 것.

여기에 ERP 구축 태스크포스팀 구성원의 적극적인 참여를 들 수 있는데, 이들은 고유의 업무를 수행하면서 정상근무 시간 이외의 시간에 활동한 열의를 보여 업무혁신 문화를 병원 전체의 조직문화로 확산시켜 직원들의 의식변화를 선도, 마침내 서울아산병원의 문화로 자리잡게 하는 데 큰 기여를 했다.

서울아산병원은 ERP 성공의 중요한 요인으로 코드 표준화 작업을 꼽는다. 약품, 치료재료 등과 고정자산의 코드 일치화를 핵심과제로 삼아 국내외 기업을 벤치마킹해 최적의 코드표준화를 이루는데만 6개월이 소요됐다.

ERP를 통해 병원경영에서 새로운 전기를 마련한 서울아산병원은 앞으로 병원 실정에 적합한 업무혁신 문화를 지속적으로 창조해 효율성 증대와 생산성 향상, 인재 육성 등에 활용한다는 방침이다.
<김명원·kmw@kha.or.kr>

전사적 자원관리의 정의
전사적 자원관리(Enterprise Resource Planning)는 기업활동을 위해 사용되는 기업 내의 모든 인적, 물적 자원을 효율적으로 관리하여 궁극적으로 기업의 경쟁력을 강화시켜 주는 역할을 하는 통합정보시스템이다.

즉 전사적 자원관리는 영업에서 생산출하, 구매, 자재, 품질, 회계, 인사 등 기업의 모든 업무과정을 컴퓨터를 이용해 유기적으로 연결, 실시간으로 관리할 수 있는 최선의 경영시스템으로서 각 업무 프로세스를 지원하고 이를 통해 발생된 모든 정보들을 상호 교류하고 새로운 정보 생성과 신속한 의사결정을 지원하여 기업 전체의 모든 자원 흐름에 대한 최적관리가 가능하게 하는 통합시스템이라 할 수 있다.

기업은 전사적 자원관리 시스템을 도입함으로써 업무처리 능률을 극대화하기 위한 선진 프로세스와 최첨단의 정보기술을 동시에 얻는 효과를 거둘 수 있고, 경영 환경의 변화와 정보기술 발전에 대한 대응이 가능하다.

인터뷰-서울아산병원 이원식 기획팀장

"서울아산병원의 ERP는 개원 5년만인 1994년에 2천200병상 규모의 국내 최대 병원으로 자리잡으면서 종래의 대학병원 운영 방식으로는 곤란하다고 판단해 도입한 병원리엔지니어링(Hospital Reengineering, HRE)에서 비롯됐습니다"

이원식 서울아산병원 기획팀장은 1989년 개원한 서울아산병원이 민간 후발병원으로서 경쟁력을 확보하기 위해서는 기업형 경영방식을 통한 효율경영 방식 채택이 필수적이었다며 지난해부터 도입한 ERP의 뿌리는 HRE라고 소개했다.

"1992년 동관 증축을 추진하면서 HRE 도입을 모색했는데 당시 기업에서는 자동화를 위한 비즈니스 프로세스 재구축(Business Process Reengineering, BPR)이 활발한 상황이었다"는 이 팀장은 "환자 동선 등과 연결된 병원업무를 원무, 인사, 회계, 전산, 관재, 시설, 간호, 검사 분야 업무별로 분류해 업무별로 프로세스 개선을 통한 시스템 변화를 추구했다"고 밝혔다.

서울아산병원은 HRE를 추진했던 경험을 바탕으로 2003년 4월 ERP 도입을 위한 시스템 구축에 착수, 12월에 시스템 구축을 완료했다.

이 팀장은 "인사관리, 회계, 물류, 관재, 식사관리, 시설관리 등에서 ERP 시스템에 포함할 중점관리 대상 업무 400과제를 선정하고 업무혁신 의지가 강하고 자질이 관련 분야의 핵심인재를 선발하여 본격적인 ERP 구축에 착수했다"며 "시스템 개발업체와 컨설팅 계약을 체결하고 병원직원 40명과 개발업체 직원 40명, 총 80명으로 구성된 대규모의 팀을 발족하고 9개월 동안 개발을 진행했다"고 말했다.

"서울아산병원은 ERP를 국내 병원은 물론 국내 일반 기업에 비해서도 앞서서 실제 업무에 적용해 업무 혁신을 이뤄 생산성 및 효율성 향상을 도모할 수 있게 됐다"는 이 팀장은 "ERP 도입과정에서 서울아산병원의 힘은 도전과 열정으로서, 내부적 에너지로 끊임없는 업무혁신을 추진하는 고유의 전통을 확인할 있었다"며 업무혁신이 서울아산병원의 대표적인 병원문화로 정착했음을 강조했다.

이 팀장은 "ERP를 실제 병원업무에 적용하여 업무 혁신을 달성하기 위해서는 ERP를 BPR(비지니스 프로세스 재구축)과 연계해 영원히 지속적으로 추진해야 한다"고 밝혔다.
<김명원·kmw@kha.or.kr>