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[노무칼럼] 사용증명서의 정체와 실무
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[노무칼럼] 사용증명서의 정체와 실무
  • 병원신문
  • 승인 2022.09.26 06:00
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안치현 한국노사관계진흥원 대표 노무사.
안치현 한국노사관계진흥원 대표 노무사.

MZ세대의 유입과 더불어 평생직장이 사라진 지는 너무나도 오래이며 이에 따라 구성원들의 입사와 퇴사가 아무렇지 않을 정도로 흔해진 요즘이다. 이에 따라 구성원들에 대한 입·퇴사관리는 인사노무관리 중 핵심적인 기능으로 자리 잡았다. 나아가 실무적으로 인사담당자들이 퇴사한 근로자와 퇴사 이후에도 업무적인 연락을 하는 일이 더 빈번해졌다고 할 수 있다.

이러한 시점에서 이와 관련된 내용으로 근로기준법 상의 한가지 규정을 살펴보고자 한다. 바로 제39조이다. 이 법 조항의 제목은 ‘사용증명서’이다. 사용증명서라는 표현은 근로기준법에 명시된 법적 용어이고, 실무상으로는 우리가 알고 있는 경력증명서, 재직증명서, 이직확인서 등의 이름으로 불리는 바로 그것이다.

먼저 법령 상의 내용들을 살펴보자. ‘㉠(근로기준법 제39조 제1항) 사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 한다. ㉡(근로기준법 제39조 제2항) 증명서에는 근로자가 요구한 사항만을 적어야 한다. ㉢(근로기준법 시행령 제19조) 사용증명서를 청구할 수 있는 자는 계속하여 30일 이상 근무한 근로자로 하되, 청구할 수 있는 기한은 퇴직 후 3년 이내로 한다’이다.

즉 해당 근로자가 재직하는 동안의 재직기간, 업무내용, 지위/직책 및 임금, 그 밖의 근로조건에 관한 내용이 적힌 모든 증명서, 일종의 서식들은 근로기준법에서 말하는 ‘사용증명서’에 해당한다. 그리고 근로자가 이러한 사용증명서를 달라고 요청하면 회사는 반드시 교부해야 한다. 이러한 사용증명서 규정을 위반하면 500만원 이하의 과태료가 부과 될 수 있으니 주의해야 한다.

여기서 실무적으로 놓칠 수 있는 것을 짚어본다면, 근로기준법 제39조 제2항의 ‘근로자가 요구한 사항만을 적어야 한다.’라는 것이다. 왜 그럴까? 이에 대하여 고용노동부 행정해석(근로기준팀-8493, 2007.12.13)은 사용증명서 제도의 취지 및 목적에 대하여 ‘근로자가 퇴직한 후 재취업을 하고자 할 때 도움이 되도록 하려는 것’이라고 밝힌 바 있다.

그렇다면 사용증명서는 10년 전에 퇴사한 근로자에게도 교부해주어야 하는 걸까? 시행령 제19조에서 근로자의 사용증명서 청구 가능기간을 퇴직 후 3년 이내라고 규정하고 있어 3년이 지난 시점에서 사용증명서 교부가 실무적으로 문제될 수 있다. 이는 3년이 지난 시점에는 해당 근로자가 사용증명서를 ‘청구’해도 사용자가 사용증명서를 즉시 교부하여야 할 ‘의무’가 없는 기간으로 해석된다.

고용노동부 행정해석도 ‘근로자는 퇴직 후 3년 이내에는 사용자에게 사용증명서의 교부를 청구할 수 있고, 이 경우 사용자는 근로자의 사용증명서 교부 청구를 거부할 수 없다는 것으로 해석됨. 다만, 퇴직 후 3년이 경과된 이후 근로자가 사용증명서의 교부를 청구한 경우 사용자가 근로자의 청구를 거부할 수 있을 것이나, 이 경우에도 사용자가 스스로 사용증명서를 교부하는 것은 무방하다고 보아야 할 것임(근로기준팀-1453, 2005-11-30).’이라고 해석한 바 있다.


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