[노무칼럼] 사용증명서의 정체와 실무

MZ세대의 유입과 더불어 평생직장이 사라진 지는 너무나도 오래이며 이에 따라 구성원들의 입사와 퇴사가 아무렇지 않을 정도로 흔해진 요즘이다. 이에 따라 구성원들에 대한 입·퇴사관리는 인사노무관리 중 핵심적인 기능으로 자리 잡았다. 나아가 실무적으로 인사담당자들이 퇴사한 근로자와 퇴사 이후에도 업무적인 연락을 하는 일이 더 빈번해졌다고 할 수 있다.

이러한 시점에서 이와 관련된 내용으로 근로기준법 상의 한가지 규정을 살펴보고자 한다. 바로 제39조이다. 이 법 조항의 제목은 ‘사용증명서’이다. 사용증명서라는 표현은 근로기준법에 명시된 법적 용어이고, 실무상으로는 우리가 알고 있는 경력증명서, 재직증명서, 이직확인서 등의 이름으로 불리는 바로 그것이다.

먼저 법령 상의 내용들을 살펴보자. ‘㉠(근로기준법 제39조 제1항) 사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 한다. ㉡(근로기준법 제39조 제2항) 증명서에는 근로자가 요구한 사항만을 적어야 한다. ㉢(근로기준법 시행령 제19조) 사용증명서를 청구할 수 있는 자는 계속하여 30일 이상 근무한 근로자로 하되, 청구할 수 있는 기한은 퇴직 후 3년 이내로 한다’이다.

즉 해당 근로자가 재직하는 동안의 재직기간, 업무내용, 지위/직책 및 임금, 그 밖의 근로조건에 관한 내용이 적힌 모든 증명서, 일종의 서식들은 근로기준법에서 말하는 ‘사용증명서’에 해당한다. 그리고 근로자가 이러한 사용증명서를 달라고 요청하면 회사는 반드시 교부해야 한다. 이러한 사용증명서 규정을 위반하면 500만원 이하의 과태료가 부과 될 수 있으니 주의해야 한다.

여기서 실무적으로 놓칠 수 있는 것을 짚어본다면, 근로기준법 제39조 제2항의 ‘근로자가 요구한 사항만을 적어야 한다.’라는 것이다. 왜 그럴까? 이에 대하여 고용노동부 행정해석(근로기준팀-8493, 2007.12.13)은 사용증명서 제도의 취지 및 목적에 대하여 ‘근로자가 퇴직한 후 재취업을 하고자 할 때 도움이 되도록 하려는 것’이라고 밝힌 바 있다.

그렇다면 사용증명서는 10년 전에 퇴사한 근로자에게도 교부해주어야 하는 걸까? 시행령 제19조에서 근로자의 사용증명서 청구 가능기간을 퇴직 후 3년 이내라고 규정하고 있어 3년이 지난 시점에서 사용증명서 교부가 실무적으로 문제될 수 있다. 이는 3년이 지난 시점에는 해당 근로자가 사용증명서를 ‘청구’해도 사용자가 사용증명서를 즉시 교부하여야 할 ‘의무’가 없는 기간으로 해석된다.

고용노동부 행정해석도 ‘근로자는 퇴직 후 3년 이내에는 사용자에게 사용증명서의 교부를 청구할 수 있고, 이 경우 사용자는 근로자의 사용증명서 교부 청구를 거부할 수 없다는 것으로 해석됨. 다만, 퇴직 후 3년이 경과된 이후 근로자가 사용증명서의 교부를 청구한 경우 사용자가 근로자의 청구를 거부할 수 있을 것이나, 이 경우에도 사용자가 스스로 사용증명서를 교부하는 것은 무방하다고 보아야 할 것임(근로기준팀-1453, 2005-11-30).’이라고 해석한 바 있다.