연차휴가 사용촉진제도는 사용자가 연차사용기간 종료 6개월 이전, 2개월 이전 등 근로기준법 제 61조에서 정한 절차에 따라 근로자에게 휴가 사용을 권장한 경우 근로자가 연차 사용기간 동안 연차휴가를 사용하지 않아 미사용 휴가일수가 발생한 경우에도 그 미사용 휴가일수에 대한 금전 보상의 의무를 면제시켜주는 제도를 의미한다.
물론 모든 사업장에서 연차휴가 사용촉진제도를 의무적으로 실시해야 하는 것은 아니고 사용자가 미사용일수에 대하여 근로자에게 수당으로 보상하거나 사용촉진제도를 도입하여 보상의무를 면제받는 것을 선택할 수 있다(임금근로시간정책팀-2239, 2004.1.7. 참고).
하지만 연차휴가 사용촉진제도를 적법하게 운영하여 미사용일수 보상의무를 면제 받는 목적을 달성하기 위해서는 사용촉진제도의 도입요건을 확인하고, 운영 시 대상근로자 선정, 촉진일수 범위 선정, 통보방법 등에 있어 실무상 유의가 필요하다.
먼저 사용촉진제도를 도입함에 있어 취업규칙 또는 단체협약 등에 규정이 있어야 하는지 여부가 문제가 되는데, 고용노동부는 휴가사용 촉진조치는 사용자가 노사 간의 합의 없이 임의로 행할 수 있는 있으나 단체협약으로 사용자의 일방적인 휴가사용 촉진조치를 금지하거나 노사 간의 합의 또는 협의를 전제로 하는 규정 등이 있는 경우에는 그에 따라야 할 것이고, 그러한 규정 등이 없는 경우에는 사용자는 근로기준법 제61조에 의거 임의로 휴가사용 촉진조치를 할 수 있다고 해석하고 있다(근로기준과-5454, 2004.10.12 참고).
위 고용노동부 행정해석에 따르면 단체협약이 존재할 경우 사용촉진제도의 금지 및 합의·협의 조항이 없다면 취업규칙에 규정이 없더라도 근로기준법에 의거 사용자는 연차휴가 사용촉진제도를 도입하여 운영할 수 있다.
하지만 대법원은 ‘연차휴가 사용촉진 제도를 반영하지 아니한 이 사건 단체협약이 근로기준법상의 기준에 미치지 못하는 근로조건을 정한 것이어서 무효라거나 근로기준법의 시행으로 연차휴가 사용촉진 제도가 당연히 적용된다고 해석하기는 어렵다’고 판시하고 있어 상반된 입장을 취하고 있다(대법 2012다71138, 2015.10.29. 참고).
정리하면 연차휴가 사용촉진제도를 원활히 도입하기 위해서는 실무적으로 취업규칙을 변경하여 취업규칙 내에 사용촉진제도를 규정하는 것을 권장하며, 노동조합이 존재하여 단체협약을 체결할 경우에는 노사 간 합의를 통하여 단체협약에 사용촉진제도 실시여부를 명확하게 규정하는 것이 필요할 것으로 생각된다.
그리고 실무상 운영에 있어 유의해야 할 사항 중 적용대상 근로자의 범위와 관련해서는 일반적으로 통일된 인사관리를 위하여 전 직원을 대상으로 사용촉진제도를 운영하는 것이 적절하다.
하지만 직종 또는 근로형태 등을 감안하여 특정집단의 근로자에 대하여 휴가사용촉진조치의 적용을 제외할 수 있기에 유연한 제도 적용은 가능하다(근로기준과-407, 2004.1.26. 참고).
근로기준법 제61조에서는 재직기간이 1년 미만인 근로자와 재직기간이 1년을 넘었지만 1년간 80퍼센트 미만 출근한 근로자에게는 촉진제도가 적용되지 않음을 규정하고 있으므로 전 직원 대상으로 사용촉진제도를 운영한다 하더라도 위 근로자들은 제외해야 한다.
그리고 촉진대상이 되는 연차휴가일수 범위와 관련해서는 근로자별로 미사용한 전체 연차휴가일수 중 일부에 대해서만 사용촉진이 가능하며(고용노동부 인터넷질의 1AA-1302-031292, 2013.2.8. 참고), 통보하는 방법에 있어서 회사내 E-mail을 활용하여 통보하거나 근로자별 미사용 휴가일수를 게재한 공문을 사내 게시판에 게재하는 것은 그러한 방법이 근로자 개인별로 서면 촉구 또는 통보하는 것에 비하여 명확하다고 볼 수 없는 한 인정되기 어렵다고 해석한 사례가 있어 서면으로 명확하게 통보하는 것을 권장한다.
마지막으로 사용촉진시기를 법적 기준보다 앞당겨 운영하는 것이 가능한지 살펴보면, 법에서 정한 휴가사용기간이 끝나기 6개월 이전 시점보다 앞서 연차휴가 사용을 촉진할 수는 있다.
그러나 근로기준법에 의한 휴가사용촉진조치가 아니기 때문에 금전보상의무를 면하려면 법적 기준에 따라 다시 휴가사용기간 끝나기 6개월 전에 사용촉진절차를 거쳐야 한다는 점을 유의하고 운영해야 한다.
